#RECADODOMESTRE 02: Uso da Tecnologia da Informação na Gestão da Cadeia de Suprimentos: A Visão dos Fornecedores de São Luís do Maranhão

INTRODUÇÃO

A tecnologia da informação (TI) tem exercido grande influência sobre a vida das pessoas, promovendo significativas mudanças em aspectos, como relações sociais, de trabalho e nos processos organizacionais. Na busca de melhor desempenho ou para aquisição de vantagens competitivas, as organizações necessitam ter grande capacidade de adequação às novas exigências do mercado. Entretanto, quando se pensa em tecnologia da informação, área em que as mudanças acontecem mais velozmente, faz-se necessária uma atenção ainda maior. Isso tendo em vista que ela passa de uma área de suporte ao negócio da empresa para uma área que estabelece a estruturação dos processos internos e operações. Uma dessas operações é a gestão da cadeia de suprimentos (GCS), que também passou por significativas alterações e hoje sofre expressiva influência de TI. Empresas modernas vêm utilizando-se da ampliação da capacidade logística para a implementação de suas estratégias competitivas. Nesse contexto, a busca pela melhoria dos processos e aumento da eficiência operacional na gestão da cadeia de suprimentos é constante. A tecnologia voltada para a GCS tornou-se, portanto, relevante para a competitividade das organizações (BARAT, 2007). A TI passou assim a ser usada como uma ferramenta estratégica para a GCS, tendo o compartilhamento ágil de informações com os fornecedores como um dos aspectos mais importantes no processo de GCS, ao produzir efeitos na redução de custos de transação e de negociação com os fornecedores (COSTA & MAÇADA, 2006; CUNHA & ZWICKER, 2009; MAÇADA, FELDENS & SANTOS, 2007). Tal fato pode estar consolidado em grandes centros. Contudo, a aplicação de ferramentas de TI na GCS em contextos locais ainda é pouco conhecida. Mediante este cenário, este artigo apresenta uma pesquisa realizada com o objetivo de analisar como a tecnologia da informação vem sendo utilizada para auxiliar a gestão da cadeia de suprimentos na cidade de São Luís do Maranhão.

 REFERENCIAL TEÓRICO

A tecnologia da informação na gestão da cadeia de suprimentos

Na fase inicial da inserção da TI na gestão da cadeia de suprimentos, a busca de um desempenho superior motivou as organizações a implementar alguns softwares, que davam suporte a segmentos isolados da cadeia e tinham como benefícios a redução de custos, agilidade nos processos e diminuição do número de erros. Podem ser citados como exemplo os sistemas de gestão de estoque, cronograma de produção e faturamento (TURBAN; MCLEAN; WETHERBE, 2004). A etapa seguinte teve como demanda principal a necessidade de atender à interdependência existente entre algumas atividades da cadeia de suprimentos, como por exemplo, fazer a interligação da área de programação de produção com a gestão de estoques e o planejamento das compras. O modelo criado foi chamado de planejamento das necessidades de materiais (MRP – Material Resource Planning), que consiste num um método mecânico formal de programação de suprimentos no qual o tempo de compras ou de saída da produção é sincronizado para satisfazer necessidades operacionais período a período, ao equilibrar a requisição de suprimento para as necessidades pela duração do tempo de reabastecimento (BALLOU, 2001). Posteriormente, surgiu o MRP II, cujo modelo é acrescentado com variáveis como recursos de trabalho e planejamento financeiro (TURBAN; MCLEAN;WETHERBE, 2004). Em resumo, os sistemas de informação da cadeia de suprimentos iniciam atividades e rastreiam informações sobre processos, facilitam o compartilhamento de informações, tanto dentro da empresa como entre parceiros da cadeia de suprimentos, e auxiliam a tomada de decisão gerencial (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007). São os sistemas de informação da cadeia de suprimentos (SCIS) que formam o laço que une as atividades logísticas a um processo integrado. Um SCIS abrangente inicia, monitora, subsidia a tomada de decisões e descreve as atividades necessárias para realizar operações e planejamento logístico. Para Bowersox, Closs e Cooper (2007, p. 111) “[...] os principais componentes do SCIS são os seguintes: (1) planejamento de recursos empresariais (ERP); (2) sistemas de comunicação; (3) sistemas de execução; e (4) sistemas de planejamento”.

Benefícios da tecnologia da informação na gestão da cadeia de suprimentos

Dias, Pitassi e Joia (2003, p. 10) destacam que os benefícios da implantação de aplicativos baseados na web para a função logística são: (i) compartilhar informações de venda e de planejamento com os fornecedores de modo a assegurar que o produto adequado estará na hora correta à disposição do cliente certo; (ii) facilitar a implementação de programas conjuntos que aumentem a produtividade, tais como just in time e gestão on line dos estoques dos clientes pelos fornecedores; (iii) aumentar a velocidade de desenvolvimento e lançamento de novos produtos por meio de iniciativas de colaboração on line com parceiros externos; (iv) comunicar mudanças nos produtos, promoções e níveis de estoque instantaneamente para os distribuidores, de modo a melhorar a competitividade da rede estratégica; (v) desenvolver novos canais de venda em nível global para aumentar as receitas; (vi) aumentar a satisfação do consumidor pela oferta de serviços on line, como localização de carga ao longo de toda a cadeia de suprimentos; (vii) automatizar as iniciativas com os fornecedores durante a gestão da carga do cliente. O reconhecimento dos benefícios da TI na SCM neste estudo será norteado pelos itens: (i) satisfação do cliente; (ii) aumento da precisão do prazo de entrega; (iii) aumento do nível de comunicação e integração; (iv) eficiência no planejamento e desenvolvimento das atividades; (v) eliminação de processos manuais; (vi) inovação em práticas e processos; (vii) redução de custos operacionais; (viii) redução do tempo de ciclos de processos; (ix) redução de erros e devoluções; e (x) aumento da flexibilidade.

Compartilhamento da informação na gestão da cadeia de suprimentos

O fluxo de informações presente na GCS contribui para a redução da incerteza na previsão das ocorrências. Sem esse aviso antecipado, a saída antes encontrada pelas companhias contra a variação no suprimento e na demanda era a manutenção de estoque no nível indicado para atender à demanda e ao suprimento. Dessa forma, o estoque passa a ser substituído pela informação, alternativa menos onerosa (TAYLOR, 2005). Convém enfatizar também a necessidade de entender qual a informação que deve ser compartilhada, na tentativa de perceber a importância que ela desempenha na GCS. São listadas abaixo aquelas selecionadas para a pesquisa de campo: (i) custos; (ii) envio de mercadorias; (iii) estoque; (iv) faturamento; (v) indicadores de produtividade; (vi) indicadores de qualidade; (vii) informações estratégicas; (viii) opiniões de clientes; (ix) pesquisa e desenvolvimento; (x) pedidos; (xi) preços; e (xii) programação de frotas e roteiros.

Barreiras ao uso da tecnologia da informação na gestão da cadeia de suprimentos

Algumas dificuldades são conhecidas na fase de implementação da GCS, já que, na maioria dos casos são necessários altos investimentos em tecnologia da informação, tendo em vista a existência de sistemas independentes, que não conversam entre si e que são utilizados nas atividades rotineiras de operação e de controle (NOVAES, 2001). Outros obstáculos podem surgir no momento da utilização, como a resistência ao uso e, ainda, as fragilidades em relação à segurança e garantia da integridade dos dados presentes no software. No que se refere à gestão da cadeia de suprimentos, a situação não é diferente. Para orientar a pesquisa de campo, foram selecionadas as barreiras listadas a seguir, que podem limitar uso da TI na GCS: (i) conflitos internos; (ii) cultura; (iii) custo; (iv) disponibilidade; (v) privacidade e segurança; e (vi) falta de necessidade.

ASPECTOS METODOLÓGICOS

Para a construção desse instrumento de coleta de dados, foram seguidos os seguintes passos: listagem das variáveis que se pretende medir ou descrever; revisão do significado de cada variável e, finalmente, revisão de como cada variável será medida ou descrita (MARTINS, 2000). O questionário constituiu-se de perguntas fechadas e abertas. Os respondentes indicaram preponderantemente o tipo de tecnologia da informação utilizado, a frequência de uso, os benefícios percebidos com essa utilização e a forma de compartilhamento da informação. Os dados foram coletados nos meses de outubro e novembro de 2009, por meio de questionário elaborado no site survey monkey. A investigação foi realizada junto aos fornecedores cadastrados no Programa de Desenvolvimento de Fornecedores do Maranhão que atuam na cidade de São Luís – 350 empresas. Estas empresas forma conhecidas através da Secretaria de Indústria e Comércio, órgão vinculado ao Governo do Estado do Maranhão, mantenedor do Programa de Desenvolvimento de Fornecedores do Maranhão, que pretende gerar novas oportunidades de negócios e contribuir para a melhoria da distribuição de renda no Estado (MARANHÃO, 2009). O questionário foi distribuído para as 350 empresas, das quais 50 efetivamente responderam, representando uma amostra de 13%. Os sujeitos da pesquisa foram os diretores e gestores que atuam na área de TI das empresas fornecedoras cadastradas no Programa de Desenvolvimento de Fornecedores do Maranhão. Cerca de 56% dos participantes compõem o ramo de serviços e indústria, seguido pelo comércio, com 26%. Na sequência, tem-se 10% para o ramo da construção civil, além de engenharia e projetos e fabricação e montagem, com 6% e 2%, respectivamente. Dentre as empresas pesquisadas, 37% não responderam à pergunta sobre o faturamento anual. Já 14% preferiram não responder também à questão relacionada ao número de empregados que compõem à organização. Acrescenta-se ainda que o tempo médio de atuação das empresas respondentes no mercado é de 16 anos, sendo a que a mais antiga tem 59 anos e a mais nova apenas um. No que se refere às pessoas que responderam ao questionário, houve concentração maior em outros cargos de gestão (47%), que incluem gerentes de negócios, de suprimentos, de controladoria, coordenador administrativo, entre outros. Os cargos de alta gestão foram responsáveis por 28% da participação, enquanto os da área de TI representam 15% da amostra, na terceira posição. Cargos na área de qualidade totalizaram 11% da amostra.

ANÁLISE DE DADOS

Quando questionados da utilização que trata dos sistemas de identificação por rádio frequência (RFID), sistema de execução de manufatura (MES), sistema de gerenciamento de transporte (TMS) e rastreamento de frota, nota-se uma expressiva participação das tecnologias consideradas pelos respondentes como não adequadas ao seu ramo de atuação, categorizadas como não se aplica, sendo elas: RFID – 54%; MES – 46%; TMS e rastreamento de frotas - ambos com 45%. Pode-se inferir que este resultado indica uma incidência grande de não utilização das tecnologias, entretanto não se pode afirmar que tais tecnologias não se aplicam ao negócio da empresa. Este aspecto pode estar vinculado à avaliação indevida que as empresas podem fazer de que atuam em um ramo que não necessita destes recursos de TI, uma vez que estas são as tecnologias mais avançadas. A respeito do uso dos sistemas de gestão de armazém (WMS), de código de barras, de desenho assistido por computador (CAD) e de planejamento da cadeia de suprimentos (SCP), dos percentuais obtidos, merecem ser destacados os relacionados ao uso frequente: 31% para o WMS e 28% para o SCP. Novamente, a categoria não utiliza tem uma considerável expressão: 38%, 33% e 28%, para o SCP, o código de barras e o WMS, respectivamente. A cerca das tecnologias de uso frequente no mercado local. São elas: intranet/extranet – 80%; sistema integrado de gestão (ERP) – 66%; intercâmbio eletrônico de dados (EDI) – 59% e sistema de gestão de relacionamento com cliente (CRM) – 40%. É importante enfatizar que neste gráfico são apresentadas ferramentas utilizadas usualmente e, também, menos específicas. Os reduzidos percentuais obtidos na categoria “não se aplica”, de 5% a 13%, indicam que apesar de não utilizarem as tecnologias indicadas, de 5% a 38%, de acordo com a tecnologia, as empresas reconhecem que elas podem se aplicar ao negócio. Dentre as razões para a não utilização da TI, indicaram que para 69% as ferramentas não se aplicam ao ramo de atuação da empresa, ou seja, esta parcela acredita que o tipo de TI não é relevante para o seu tipo de negócio. Há, ainda, aqueles que, apesar de não utilizá-las, justificaram que pretendem implantar tais ferramentas na busca de melhorias, principalmente na gestão, representando apenas 31% da amostra pesquisada. A respeito dos benefícios da utilização da TI apontados pelos respondentes. Foi solicitado que eles distribuíssem cem pontos proporcionalmente entre esses benefícios. Como resultado, tem-se em primeiro lugar o benefício “satisfação do cliente”, com 17% da pontuação total; em seguida, “aumento do nível de comunicação e integração”, com 13%; na sequência, têm-se a “eficiência no planejamento e desenvolvimento das atividades”, com 12% e em quarto lugar, a “redução dos custos operacionais” e “eliminação de processos manuais”, ambos com 11%. Buscou-se também identificar quais informações são compartilhadas, a frequência de compartilhamento e com quem ela é compartilhada; se internamente; se com clientes ou com fornecedores. Dessa forma, a cerca das informações que são compartilhadas nas categorias frequentemente, raramente e nunca. Dados sobre custos são compartilhados frequentemente (77%) e predominantemente no ambiente interno (93%). Ao que parece não há compartilhamento de informações relacionadas a custo entre as empresas pesquisadas e seus clientes e fornecedores. Tal compartilhamento com preponderância no âmbito interno restringe a possibilidade de obtenção de melhores resultados organizacionais. Percebe-se oportunidade de melhoria especialmente no que se refere à interação com fornecedores. Em se tratando de informações sobre pedidos, os dados retratam também o percentual de 77% de compartilhamento na categoria frequentemente, e mais uma vez o ambiente interno é onde se tem mais incidência de comunicação – 54%. Entretanto, percebe-se certo avanço na comunicação existente entre empresa e fornecedor – 29% e entre empresa e clientes – 18%. Tais dados sugerem oportunidade de melhoria na comunicação com fornecedores e principalmente com clientes, ambos ainda com comunicação incipiente e não efetiva, refletindo no atendimento ao consumidor. Os preços também são retratados na categoria frequentemente com 77 %. O resultado da comunicação sobre preços indica, tal como a maioria já apresentada, alta frequência e no ambiente interno – 64%, sendo preteridos os clientes e fornecedores, ambos com 18%, que não têm acesso a tais informações. Isso dificulta a existência efetiva da parceria, no real sentido do termo. Já os resultados sobre indicadores de qualidade indicam que 73% compartilham frequentemente, mas somente no ambiente interno – 52%, tendo em vista que a comunicação com cliente dá-se em 44% e com fornecedores somente em 4% do universo pesquisado. Tal aspecto relacionado à qualidade do produto ou do processo teve um cenário mais favorável quando comparado aos indicadores de produtividade. Quanto ao faturamento notou-se uma considerável comunicação em termos de frequência – 70% e ambiente interno – 85%. Já a divulgação entre empresas e seus fornecedores (4%) e clientes (12%), pode ser considerada tímida e insuficiente, para a gestão da cadeia de suprimentos integrada. As informações relacionadas ao estoque são compartilhadas frequentemente – 68% e internamente – 71%, entretanto quando se fala em comunicação com clientes – 7% e com fornecedores – 21%, os percentuais apresentam expressiva redução. Nesse caso, novamente a incidência maior no ambiente interno não permite que a companhia obtenha resultados significativos na gestão do estoque, com a interação entre empresa e fornecedor, sabendo que a comunicação efetiva com os fornecedores pode contribuir para reduzir níveis de estoques e, consequentemente, aumentar o lucro. A cerca das informações com percentuais de compartilhamento mais expressivos na categoria raramente, das quais destacam-se as informações estratégicas, os Indicadores de produtividade, as opiniões de clientes e as de envio de mercadorias, que variam de 57% a 40%. O resultado do compartilhamento das informações estratégicas indica que raramente as empresas divulgam suas estratégias (40%) e, quando o fazem, priorizam a comunicação no âmbito interno – 82%, sendo preterido o público externo, clientes com 11% e fornecedores, 7%. Os dados da troca de informações relativas aos indicadores de produtividade, que são importantes para o monitoramento do desempenho, apresentaram resultado mediano na categoria raramente (33%) e com certa elevação para o ambiente interno – 62%, tendo redução ainda maior no ambiente externo, com clientes 23% e fornecedores, 15%. Já nas informações que alcançaram maiores percentuais na categoria nunca. Destacam-se aquelas vinculadas à programação de frotas e roteiros e pesquisa e desenvolvimento (P&D), atividades específicas, com pouca atuação no mercado local. Dados relativos à programação de frotas e roteiros indicaram que há interação na categoria frequentemente em 35% do universo pesquisado e internamente teve-se 57%. A interação com fornecedores obteve 24% de participação, apesar de ter aumentado em relação a custos, ainda merece atenção por parte das organizações. Já a comunicação com o cliente, 19% apresenta margem para crescimento considerável. O compartilhamento de informações sobre pesquisa e desenvolvimento é pouco frequente – 41%, e concentrada no limite de atuação da empresa, – 65%, na medida em que apresenta pouca interação com clientes e fornecedores, ambos com 17%, participantes ativos do processo. A respeito das informações que são compartilhadas internamente, custos, faturamento, informações estratégicas, opiniões de clientes e estoque surgem como os mais lembrados nesta categoria. Os números revelam que ainda há uma lacuna no compartilhamento das informações com fornecedores. Foi ponto da investigação também a identificação relativa aos recursos que as empresas pretendem implantar na gestão da cadeia de suprimentos nos próximos dois anos. Nesse aspecto, 58% dos respondentes afirmaram que planejam implantar recursos que favoreçam a gestão, como sistema de controle, gestão contábil e gestão de recursos humanos. A internet e extranet aparecem com 16%, na sequência, demonstrando a preocupação dos empresários em obter este recurso e, assim, facilitar sua comunicação, tanto interna quanto externa. Sistemas de gestão, como ERP e CRM, apesar de influenciarem consideravelmente a gestão, foram separados, considerando o volume de investimentos que estes sistemas atraem na atualidade, e são citados com 10% e 8% de participação dos respondentes. Retomando os resultados de utilização do sistema integrado de gestão (ERP), com 66%, e do sistema de gestão de relacionamento com cliente (CRM), com 40%, não é correto afirmar que a perspectiva de investir nessas tecnologias é pequena. Por fim, foram lembrados com 6% e 2%, respectivamente, os recursos de hardware e código de barras, favorecendo a estrutura da gestão da cadeia de suprimentos. Os fatores inibidores de uso da TI, também chamados de barreiras, são apresentados na pesquisa, são: custo - 34%; cultura - 23%; conflitos internos - 14%; disponibilidade - 13%; privacidade e segurança - 10% e falta de necessidade - 7%. Adicionalmente, é relevante destacar que pode existir uma parcela considerável da amostra que desconhece as tecnologias pesquisadas, fato que se relaciona aos altos percentuais de não se aplica ou não utiliza.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A TI na GCS tem sido utilizada como possibilidade de obtenção de vantagem competitiva na organização, principalmente através da redução de custos e melhoria no processo de comunicação entre os agentes. Sabe-se que os benefícios proporcionados pela TI na gestão das empresas tem sido frequentes. A TI na GCS tem sido utilizada como possibilidade de obtenção de vantagem competitiva na organização, principalmente através da redução de custos e melhoria no processo de comunicação entre os agentes. Sabe-se que os benefícios proporcionados pela TI na gestão das empresas tem sido frequentes. Outro indicador que sinaliza a necessidade de dar mais importância à TI pode ser retratado, por exemplo, pela ausência de profissionais da área na organização, já que os mesmos não foram identificados dentre os que responderam à pesquisa. Ou ainda, pela resposta que apontou o fator custo como principal barreira à implantação de solução, não sendo visualizado como investimento, com possibilidade de retorno. Dentre os benefícios indicados pelos respondentes como consequência da utilização da TI, podem ser ressaltados os relacionados à satisfação do cliente, o aumento do nível de comunicação e integração e a eficiência no planejamento e desenvolvimento das atividades. O compartilhamento da informação é outro aspecto que desperta atenção, tendo em vista que mesmo internamente, apesar de ter sido onde se tem mais interação entre os agentes, comparado a clientes e fornecedores, ainda há pontos que precisam de melhoria. Tal interação pode se refletir na obtenção de alguns benefícios, como redução de custos, agilidade e aumento da capacidade de resposta às demandas do mercado. As barreiras relacionadas à utilização da TI identificadas constituem-se principalmente aquelas vinculadas a custo e cultura, o que exige um processo de conscientização e apresentação dos reais benefícios associados ao processo de implementação e uso de tais ferramentas. Acredita-se que este estudo possa ser relevante para que os gestores que atuem no mercado local conheçam o panorama de utilização da tecnologia de informação, permitindo que realizem uma avaliação da estrutura de TI e, assim, decidam sobre como direcionar investimentos na área.

Autoria: Káty Maria Nogueira Morais, Elaine Tavares

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